Sustav Kota

 

Gradonačelnik Kutine o razlozima uvođenja Sustava KOTA

Implementacija sustava KOTA u Gradskoj upravi Grada Kutine značajna je s više aspekata.

Prije svega, sustav se uklapa u Program KUTINA IT 2010 kojim je Grad Kutina zacrtao glavne ciljeve u razvoju elektroničke uprave Grada Kutine. Isto tako, sustav KOTA je važan segment u unapređenju efikasnosti rada zaposlenika Gradske uprave, Gradskog poglavarstva i Gradskog vijeća, povećanju nadzora na radnim procesima te posebno u smanjivanju i racionalizaciji birokratskih i administrativnih procedura.

Naravno, najvažniji segment je povećanje dostupnosti informacija i uslužnih elektroničkih servisa građanima Kutine jer svaka e-uprava prije svega mora biti projektirana s ciljem što veće okrenutosti prema građanima koji moraju putem e-uprave dobiti lepezu proizvoda i alata putem kojih se građani mogu koristiti svim blagodatima suvremenih telekomunikacijskih i informatičkih tehnologija.

Pored navedenih aspekata posebna važnost je što je sam program djelo domaćih kutinskih mladih stručnjaka okupljenih u Tehnološkom parku Kutina čime Kutina potiče i razvoj gospodarstva baziranog na znanju što je pak u skladu s vizijom razvoja Kutine kao Grada tehnologije.

Sustav KOTA se u primjeni pokazao kao veoma fleksibilan i pogodan za implementaciju i što je posebno važno, brzo je prihvaćen od korisnika, kao alat kojim se unapređuju poslovni procesi na veoma mjerljiv način.

Gradonačelnik Grada Kutine

Mr.sc. Davor Žmegač



Što je Sustav KOTA?
Kome je namijenjen Sustav KOTA?
Motivi razvoja Sustava KOTA
Preduvjeti za uspješnost projekta
Prednosti Sustava KOTA pred „klasičnim“ načinom rada
Elementi Sustava KOTA
Način rada sustava KOTA (u četiri koraka)

Sustav KOTA je integrirani informatički sustav namijenjen upravljanju dokumentima i spisima u poslovnim organizacijama lokalne i regionalne samouprave.

 

Kome je namijenjen Sustav KOTA?

Jedinicama lokalne i regionalne samouprave (JLU), ustanovama i komunalnim poduzećima u vlasništvu JLU.

Sustav KOTA je u potpunosti razvijen u skladu s dokumentima koji zakonski i kvalitativno reguliraju uredsko poslovanje u RH.

 Sustavom KOTA obuhvaćeno je:

  • primanje i pregled akata,
  • upisivanje akata,
  • dostava akata u rad
  • administrativno-tehnička obrada akata
  • otprema akata
  • razvođenje akata
  • arhiviranje i čuvanje akata.

 Motivi razvoja Sustava KOTA?

Sustav KOTA pokrenut je kao zajednički projekt privatnog i javnog sektora, prvenstveno respektirajući sveprisutnu potrebu za povećavanjem efikasnosti funkcioniranja organizacija JLU te usluga koje one pružaju građanima.

Potpisnici ugovora i 50%-tni ulagači u projekt su tvrtka Omni Aspect d.o.o. kao tehnički realizator s jedne strane, te grad Kutina i javna trgovačka poduzeća grada Kutine kao stručni (funkcionalni) realizator s druge strane.

 Preduvjeti za uspješnost projekta:

  • Upotrijebljeno je znanje i iskustvo ljudi koji su zaposlenici organizacija JLU.
  • Sustav je prilagođen stvarnim situacijama u organizacijama JLU.
  • Sustav je mjerljiv:
    interno – statistike pokazuju uspješnost odjela i pojedinaca;
    eksterno – građani dobivaju uvid u rješavanje svojih predmeta.

Čimbenici uzeti u obzir pri pokretanju projekta:
  • iskoristivost postojeće infrastrukture
  • jednostavnost korištenja
  • troškovi uvođenja
  • troškovi održavanja
  • prilagođenost hrvatskom okruženju.

Prednosti Sustava KOTA pred „klasičnim“ načinom rada

  • Povećanje efikasnosti, brzine i kvalitete rada;
  • U svakom trenutku odgovorne osobe znaju koliko je predmeta otvoreno, kod koga se nalaze;
  • Automatska izrada statistika – po odjelima, djelatnicima, predmetima…;
  • Automatska upozorenja ukoliko predmet kasni;
  • Pretraživanje arhive u djeliću sekunde;
  • Usklađenost poslovanja sa zakonima;
  • Mogućnost urudžbiranja digitalnih dokumenata (e-mail);
  • Objavljivanje predmeta na web-u preko kojeg građani mogu pratiti stanje svojih predmeta;
  • Sigurnost – ovlasti korisnika, sigurnosna pohrana arhive

Elementi Sustava KOTA su:

  • Komponenta namijenjena pohrani datoteka s pripadajućim web servisom.
  • Relacijska baza podataka s aktima, predmetima, korisnicima i ostalim potrebnim podacima. Redovita izrada sigurnosnih kopija baze podataka.
  • Podsustav pisarnica predstavlja centralno mjesto ulaska i izlaska dokumenata iz sustava.Omogućuje svu potrebnu funkcionalnost, uključujući skeniranje (digitalizaciju) i optičko raspoznavanje znakova (OCR) papirnatih dokumenata.
  • Korisnici pristupaju sustavu putem web preglednika. Moguće su implementacije s udaljenim pristupom aplikaciji direktno s Interneta zaštićenim putem.
  • Omogućeno je automatsko dohvaćanje i objava statusa predmeta na službenim web stranicama grada, ustanove ili tvrtke. Na taj način građani ili klijenti ustanove/tvrtke mogu pregledati u kojem je statusu njihov predmet.

Način rada sustava KOTA (u četiri koraka)

Prvi korak - Dolazak dokumenta u organizaciju

Drugi korak - Primitak dokumenta u odjel

Treći korak - Izrada izlaznog dokumenta

Zadnji korak - Izlazak dokumenta


 

povratak

KOTAing



Sustav upravljanja dokumentima specijaliziran za građevinske tvrtke i privredu

  • Sustav za upravljanje dokumentima (aktima) tvrtke: dopisi, računi, ugovori, narudžbenice, cesije, asignacije, kompenzacije, osiguranja, mjenica, IOS, suglasnosti, zadužnica uz mogućnost proširivanja drugim tipovima dokumenata. 
  • Urudžbiranje ulazne i izlazne pošte, varijabilno određivanje početka i kraja poslovne godine. Mogućnost vođenja urudžbenog zapisnika za više tvrtki odjednom. Opis i unos podataka specijaliziranih po tipu dokumenta. 
  • Implementiran poslovni proces ovjere računa koji su klasificirani po zadanim mjestima troška, odnosno projektima (građevinske tvrtke). Jednostavno kolanje dokumenata između korisnika, upisivanje putanje i komentara pri slanju. 
  • Jednostavna komunikacija bazirana na porukama koje su kategorizirane prema tipu. 
  • Filtriranje dokumenata ulazne, izlazne pošte ili internih dokumenata. Omogućen izvoz filtriranih podataka u Excel. Specijalizirani pregledi prema tipu dokumenta s različitim podacima vezani za taj tip dokumenta. 
  • Kreiranje i vođenje osiguranja vozila sa alarmima kao notifikacije prije isteka osiguranja prema zadanim vremenskim rokovima. 
  • Generiranje Word dokumenta iz predloška na temelju podataka dokumenta u sustavu. 
  • Vođenje osobnih zapisa u kalendaru te također zapisi na razini firme.
  • Program je dizajniran na način da mu se može pristupati s bilo koje lokacije izvan ureda: s gradilišta, izdvojenih pogona, puta i ostalo.



Više informacija:

Komparativne prednosti sustava KOTA
Partneri u razvoju programa
          
Mediji o Sustavu KOTA
Novac ne mora biti prepreka digitalizaciji općina i gradova

  Hrvatska ima 127 gradova i više od 400 općina. Većini njih proces digitalizacije je problem jer nije lako izdvojiti 700.000 do milijun kuna za DMS rješenje. Međutim, postoje i vrlo kvalitetna rješenja koja zahtijevaju mnogostruko niži budžet. „Sustav KOTA u gradu Kutini djeluje već dvije godine. Dobili smo fleksibilno rješenje, jednostavno za upotrebu i brzo se uvodi. Rezultati? Cijeli je sustav umrežen. U svakom trenutku odgovorne osobe znaju koliko je predmeta otvoreno, kod koga se nalaze, automatski se izrađuju statistike.“ – istaknuo je gradonačelnik Žmegač. Cijeli članak objavljen u poslovnom tjedniku Lider o iskustvima korisnika prezentiranim u sklopu panel diskusije „Informacijska rješenja za lokalnu samoupravu“, možete pročitati ovdje.
Početna O nama Podrška
Copyright © 2010.- 2023. OmniAspect d.o.o.