Gradonačelnik Kutine o razlozima uvođenja Sustava KOTA
Implementacija sustava KOTA u Gradskoj upravi Grada Kutine značajna je s više aspekata.
Prije svega, sustav se uklapa u Program KUTINA IT 2010 kojim je Grad Kutina zacrtao glavne ciljeve u razvoju elektroničke uprave Grada Kutine. Isto tako, sustav KOTA je važan segment u unapređenju efikasnosti rada zaposlenika Gradske uprave, Gradskog poglavarstva i Gradskog vijeća, povećanju nadzora na radnim procesima te posebno u smanjivanju i racionalizaciji birokratskih i administrativnih procedura.
Naravno, najvažniji segment je povećanje dostupnosti informacija i uslužnih elektroničkih servisa građanima Kutine jer svaka e-uprava prije svega mora biti projektirana s ciljem što veće okrenutosti prema građanima koji moraju putem e-uprave dobiti lepezu proizvoda i alata putem kojih se građani mogu koristiti svim blagodatima suvremenih telekomunikacijskih i informatičkih tehnologija.
Pored navedenih aspekata posebna važnost je što je sam program djelo domaćih kutinskih mladih stručnjaka okupljenih u Tehnološkom parku Kutina čime Kutina potiče i razvoj gospodarstva baziranog na znanju što je pak u skladu s vizijom razvoja Kutine kao Grada tehnologije.
Sustav KOTA se u primjeni pokazao kao veoma fleksibilan i pogodan za implementaciju i što je posebno važno, brzo je prihvaćen od korisnika, kao alat kojim se unapređuju poslovni procesi na veoma mjerljiv način.
Gradonačelnik Grada Kutine
Mr.sc. Davor Žmegač
Što je Sustav KOTA?
Kome je namijenjen Sustav KOTA?
Motivi razvoja Sustava KOTA
Preduvjeti za uspješnost projekta
Prednosti Sustava KOTA pred „klasičnim“ načinom rada
Elementi Sustava KOTA
Način rada sustava KOTA (u četiri koraka)
Sustav KOTA je integrirani informatički sustav namijenjen upravljanju dokumentima i spisima u poslovnim organizacijama lokalne i regionalne samouprave.
Kome je namijenjen Sustav KOTA?
Jedinicama lokalne i regionalne samouprave (JLU), ustanovama i komunalnim poduzećima u vlasništvu JLU.
Sustav KOTA je u potpunosti razvijen u skladu s dokumentima koji zakonski i kvalitativno reguliraju uredsko poslovanje u RH.
Sustavom KOTA obuhvaćeno je:
- primanje i pregled akata,
- upisivanje akata,
- dostava akata u rad
- administrativno-tehnička obrada akata
- otprema akata
- razvođenje akata
- arhiviranje i čuvanje akata.
Motivi razvoja Sustava KOTA?
Sustav KOTA pokrenut je kao zajednički projekt privatnog i javnog sektora, prvenstveno respektirajući sveprisutnu potrebu za povećavanjem efikasnosti funkcioniranja organizacija JLU te usluga koje one pružaju građanima.
Potpisnici ugovora i 50%-tni ulagači u projekt su tvrtka Omni Aspect d.o.o. kao tehnički realizator s jedne strane, te grad Kutina i javna trgovačka poduzeća grada Kutine kao stručni (funkcionalni) realizator s druge strane.
Preduvjeti za uspješnost projekta:
-
Upotrijebljeno je znanje i iskustvo ljudi koji su zaposlenici organizacija JLU.
-
Sustav je prilagođen stvarnim situacijama u organizacijama JLU.
-
Sustav je mjerljiv:
interno – statistike pokazuju uspješnost odjela i pojedinaca;
eksterno – građani dobivaju uvid u rješavanje svojih predmeta.
Čimbenici uzeti u obzir pri pokretanju projekta:
-
iskoristivost postojeće infrastrukture
-
jednostavnost korištenja
-
troškovi uvođenja
-
troškovi održavanja
-
prilagođenost hrvatskom okruženju.
Prednosti Sustava KOTA pred „klasičnim“ načinom rada
-
Povećanje efikasnosti, brzine i kvalitete rada;
-
U svakom trenutku odgovorne osobe znaju koliko je predmeta otvoreno, kod koga se nalaze;
-
Automatska izrada statistika – po odjelima, djelatnicima, predmetima…;
-
Automatska upozorenja ukoliko predmet kasni;
-
Pretraživanje arhive u djeliću sekunde;
-
Usklađenost poslovanja sa zakonima;
-
Mogućnost urudžbiranja digitalnih dokumenata (e-mail);
-
Objavljivanje predmeta na web-u preko kojeg građani mogu pratiti stanje svojih predmeta;
-
Sigurnost – ovlasti korisnika, sigurnosna pohrana arhive
Elementi Sustava KOTA su:
- Komponenta namijenjena pohrani datoteka s pripadajućim web servisom.
- Relacijska baza podataka s aktima, predmetima, korisnicima i ostalim potrebnim podacima. Redovita izrada sigurnosnih kopija baze podataka.
- Podsustav pisarnica predstavlja centralno mjesto ulaska i izlaska dokumenata iz sustava.Omogućuje svu potrebnu funkcionalnost, uključujući skeniranje (digitalizaciju) i optičko raspoznavanje znakova (OCR) papirnatih dokumenata.
- Korisnici pristupaju sustavu putem web preglednika. Moguće su implementacije s udaljenim pristupom aplikaciji direktno s Interneta zaštićenim putem.
- Omogućeno je automatsko dohvaćanje i objava statusa predmeta na službenim web stranicama grada, ustanove ili tvrtke. Na taj način građani ili klijenti ustanove/tvrtke mogu pregledati u kojem je statusu njihov predmet.
Način rada sustava KOTA (u četiri koraka)
Prvi korak - Dolazak dokumenta u organizaciju
Drugi korak - Primitak dokumenta u odjel
Treći korak - Izrada izlaznog dokumenta
Zadnji korak - Izlazak dokumenta
povratak